PERTEMUAN 6: MEMBUAT SURAT OTOMATIS DENGAN MAIL MERGE

PERTEMUAN 6

MEMBUAT SURAT OTOMATIS DENGAN MAIL MERGE

Pengertian Mail Merge

Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. Biasanya Mail Merge ini diperlukan di Sekolah untuk membuat SKHU sementara, SKKB, atau juga Kartu Siswa. Untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa sedikit, mungkin tidak perlu menggunakan fasilitas ini, Tapi untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa banyak, maka fasilitas ini diperlukan. Secara sederhana, Mail Merge merupakan penggabungan surat dengan satu format surat (satu halaman) tapi bisa di print sesuai dengan jumlah siswa dengan Nama dan identitas yang berbeda.

a.            Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data

Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber dataadalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat. Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Nama, Tanggal Lahir, Alamat, dsb. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record,

b. Langkah Membuat Mail Merge

1. Membuat Dokumen Master

Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Anda dapat mengetik master dokumen atau membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan Microsoft Office Word

Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama. namun yang paling mudah buat dulu tabel sumber datanya. Tabel sumber data bisa di buat di Microsoft Office Word atau Microsoft Office Excel.

Tahapan untuk sumber datanya:

•        Buat Tabel sumber data

•         Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai. contoh: "data siswa untuk SKKB"

•         Buka kembali surat yang tadi di simpan dengan nama "Surat SKKB 2010" yang telah di buat. (dalam office 2007)

•        Arahkan kursor ke menu mailing lalu klik kiri.

•        cari sub menu dengan nama "select recipient" dalam menu mailing

•        maka akan muncul kotak dialog berikut

•        open tabel sumber data yang telah di buat tadi dengan nama "data siswa untuk SKKB"

•        Maka akan muncul kotak dialog berikut

•        klik sheet1$ lalu enter atau ok

•        untuk meng edit, klik sub menu edit recipient list dan akan muncul kotak dialog berikut

•        Selanjutnya simpan kursor di bagian untuk nama kemudian klik insert merge field seperti pada gambar

•        masukan field satu persatu sesuai dengan yang diinginkan/ditempatkan dalam surat

•        Setelah selesai, klik preview result seperti gambar berikut

Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetak dokumen mail

merge yang telah di buat tadi dengan langkah langkah sebagai berikut

 •        klik sub menu finish & merge pada menu mailing seperti gambar berikut

•        maka akan muncul kotak dialog berikut

•        pilihan bisa print dokument keseluruhan, current record, atau berdasarkan halaman. tergantung kebutuhan

•        setelah itu baru klik ok

PERTEMUAN 5: PENGELOLAAN TABEL

PERTEMUAN 5: 

 PENGELOLAAN TABEL

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai membuat dan memodifikasi tabel, mengaktifkan formula untuk menyisipkan rumus sederhana. Melalui Penjelasan ini, Anda harus mampu:

5.1   Membuat Tabel sesuai kebutuhan

5.2      Mengatur ketebalan garis, memberikan warna dan menggabungkan kolom dan baris sehngga tampil menarik

        5.3 Menyisipkan rumus sederhana menggunakan Formula dengan benar

Tabel adalah kumpulan dari beberapa baris dan kolom yang membentuk kotak-kotak. tabel biasanya digunakan untuk membuat daftar atau list dari sebuah barang atau nama. Pada tutorial microsoft word kali ini saya akan berbagi tentang cara membuat tabel pada microsoft office word. Membuat tabel pada microsoft word memang terbilang mudah, kita tinggal menentukan jumlah baris dan kolom sehingga terbentuk kotak-kotak yang akan kita isi. Untuk membuat tabel pada microsoft word ikuti langkah-langkah berikut:

1.         Buka program microsoft office word

2.         Setelah aplikasi sudah terbuka dan sudah muncul lembar kerja microsoft word

3.         Klik Insert pada menu bar

4.         Pada kolom tables klik anak panah kebawah.

5.    Anda bisa memilih jumlah kolom dan baris yang diinginkan dengan mengeklik kotak-kotak.

6.         Atau anda juga bisa memilih insert table di bagian bawah kotak-kotak.

7.         Pada jendela insert table tentukan number of coloum dan number of rows.

8.         Kemudian klik OK

Jika anda sudah membuat tabel dan ternyata jumlah baris pada tabel anda masih kurang, anda bisa mengeklik tombol tab pada keyboard maka tabel akan bertambah secara otomatis dibawahnya.

Mengatur Garis Tabel Menggunakan Tombol Border

Pengaturan dengan menggunakan tombol Border yang ada di grup Paragraph yang ada di ribbon Home adalah yang paling sering digunakan. Secara default, garis border tabel yang disediakan berwarna hitam (automatic). Untuk mengganti atau menghilangkan border bisa kita lakukan dengan mudah dan cepat.

1.         Misalkan ingin mengelompokkan 5 buah baris/data dengan cara menghilangkan garis datar (horizontal) yang menjadi pembatas baris

2.         Kita sorot / blok terlebih dahulu sel atau baris yang akan diatur garis border nya.

3.         Kemudian klik ribbon Home lalu pada grup Paragraph klik tombol dropdown untuk Border .

4.     Dari     daftar     tombol      pengaturan     garis     yang     disediakan,      klik

tombol Inside Horizontal Border .

5.         Garis pembatas antar baris yang ada akan menghilang.

Pada  daftar  pilihan  border  ada  12  tombol  yang  bisa  digunakan  :

1.         Bottom border : garis pembatas / border bagian bawah

2.         Top Border : garis pembatas / border bagian atas

3.         Left Border : garis pembatas / border bagian kiri

4.         Right Border : garis pembatas / border bagian kanan

5.         No Border : tanpa garis pembatas/ border

6.         All Borders : semua garis pembatas (border)

7.         Outside Borders : semua garis pembatas / border bagian luar

8.     Inside Borders : semua garis pembatas / border bagian dalam (vertikal dan horizontal)

9.       Inside Horizontal Border : semua garis pembatas / border bagian dalam yang horizontal

10.   Inside Vertical Border : semua garis pembatas / border bagian dalam yang vertikal

11.  Diagonal Down Border : garis border diagonal yang menurun (seperti backslash)

12. Diagonal Up Border : garis border diagonal yang menaik (seperti slash atau garis miring)

Mengatur Garis Tabel Menggunakan Draw Borders

 Mengatur tabel dengan draw border merupakan alternatif yang dapat dipakai untuk mempercantik tampilan tabel. kelebihan dari pengaturan garis dengan draw border adalah bisa mengganti warna dan jenis garis border yang akan digunakan. Selain itu, melalui fasilitas ini bisa melakukan perubahan secara visual langsung pada tabel sehingga bisa langsung melihat baik buruknya perubahan yang terjadi.

1.   Pertama-tama klik pada tabel yang akan diubah. Hal ini perlu dilakukan untuk memunculkan ribbon Design pada Table Tools .

2.      Klik tab ribbon Design.

3.      Selanjutnya klik tombol dropdown pada Line Style

4.  Pilih jenis garis yang akan digunakan pada tabel, misalkan pilih double lines(garis ganda).

5.      Kursor mouse akan berubah menjadi pensil , mulailah menggambar garis pada tabel.

6. Tarik garis dari kiri ke kanan atau klik dari kiri lalu drag ke arah kanan lalu lepaskan. Garis tersebut akan berubah menjadi garis ganda (double). Saat proses dilakukan, akan melihat garis yang ada pada tabel akan ditandai.

Mengatur  Garis  Tabel  Menggunakan  Kotak  Dialog  Border  and

Shading

Cara ini sangat efektif dan relatif cepat jika tabel yang akan kita atur bordernya memiliki pola penggarisan tertentu, misalkan garis antar baris berupa garis putus-putus, garis setelah kepala (header) tabel adalah garis double, dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya lihat contoh penggunaan dialog Border and shading berikut ini.

1.         Pertama-tama pilih tabel yang akan di atur. Sorot / blok sel yang akan diatur bordernya, misal untuk semua baris data (kecuali header).

2.         Setelah itu klik kanan pada area yang sudah di blok tadi. Pada popup menu yang muncul klik Border and Shading

3.        Pada dialog Border and shading , pilih tab Borders

4.       Selanjutnya pada bagian Setting pilih Custom

5.       Pada bagian Style pilih garis ganda (double lines)

6.       Lalu pilih warna untuk garis tersebut, misalkan warna merah (red )

7. Lalu pada bagian Preview , klik tombol untuk border bagian atas, klik sampai muncul / menjadi garis ganda berwarna merah.

8.         Selanjutnya untuk membuat garis pembatas antar baris menjadi

putus-putus, terlebih dahulu klik garis putus-putus yang ada di bagian Style

9.         Pastikan bahwa warna garis tersebut adalah Automatic atau hitam

10.    Kemudian klik tombol Horizontal bagian dalam sampai muncul garis putus-putus

11.    Setelah selesai, kik tombol OK .

12. Border tabel anda akan berubah menjadi garis ganda berwarna merah pada border setelah kepala (header) tabel, sedangkan garis antara baris akan menjadi garis putus-putus

Formula pada microsoft word adalah tool yang berfungsi untuk menyisipkan rumus pada tabel di microsoft office word seperti halnya pada rumus yang sering digunakan pada microsoft excel. Meskipun tidak sedetail seperti pada microsoft office excel fungsi formula pada ms word sangat membantu pengguna dalam penghitungan yang cepat dan akurat. Formula pada ms word biasanya disisipkan pada tabel karena memang diperuntukan untuk menghitung seperti halnya pada ms excel. Sehingga pada saat data pada kolom tabel di rubah maka data yang lain akan menyesuaikan dengan data yang ada.

Untuk lebih memahami penggunaan formula pada microsoft word, perhatikan gambar dibawah ini.

Pada saat kita membuat tabel pada ms word, tentunya kita akan buat baris dan kolom, sehingga baris dan kolom ini harus sangat diperhatikan ketika kita akan menggunakan formula pada ms word. Karena seperti hanlnya pada microsoft excel, membuat formula pada ms word juga akan membutuhkan kecermatan dalam pembacaan cell pada kolom tersebut. Cell pada kolom adalah pertemuan baris dan kolom dimana rumus formula tersebut akan disisipkan.

Untuk lebih jelasnya, ikuti contoh berikut ini untuk membuat formula

pada microsoft word.

1.         Langkah pertama buat tabel pada microsoft word

2.         Selanjutnya isikan data sesuai dengan pada gambar berikut.

 3.       Kemudian letakkan kursor pada cell dimana rumus akan diisikan.

 4.   Selanjutnya klik layout pada menubar, kemudia pilih formula pada group data.

Maka akan muncul jendela formula

6. Isikan rumus atau formula pada menu formula, seperti halnya pada

contoh diatas kita akan mengalikan antara 2 da 3. Yang harus kita

pahami adalah letak dari angka 2 dan 3. angka 2 terletak pada cell

sedangkan angka 3 terletak pada cell B2, sehingga kita akan membuat

formula " =A2*B2 ".

 7.         Selanjutnya klik OK dan lihat hasilnya.

 8.  Untuk membuat rumus pada bagian bawahnya, yaitu perkalian antara

    4  dan 5, maka kita juga harus memperhatikan letak cell antara angka 4 dan angka 5.

pembahasan 1 (5.) cara mengatur Sortkey

5. cara mengatur Sortkey

 Bagi yang setiap hari kerjaannya mengharuskan atau terbiasa mengunakan keyboard, untuk lebih cepat dalam bekerja, maka  setiap bentuk klik mouse akan sebisa mungkin dihindari dan akan lebih banyak menggunakan shortcut-shortcut keyboard untuk menjalankan perintah, termasuk pada saat pertama kali menjalankan sebuah aplikasi.

Misalnya kita akan membuat shortcut keyboard untuk Aplikasi Ms. Excel
 Berikut caranya:
Klik kanan pada aplikasi MS.Excel> send to > Desktop




Shortcutnya sudah berada di desktop kemudian klik kanan> properties

pembahasan 1 (4).CARA MEMBUAT SHORTCUT

4.CARA MEMBUAT SHORTCUT 

1. Pada Start Screen, gerakkan kursor mouse Anda lalu klik tanda-panah-kebawah yang ditampilkan.
   
   
2. Klik File Explorer.
   
   
3. Cari folder, dokumen, atau aplikasi yang ingin Anda buat shortcut-nya.
4. Klik-kanan pada item yang Anda pilih, lalu pilih Send To pada menu yang ditampilkan.
5. Klik Desktop (Create Shortcut).