PERTEMUAN 6: MEMBUAT SURAT OTOMATIS DENGAN MAIL MERGE

PERTEMUAN 6

MEMBUAT SURAT OTOMATIS DENGAN MAIL MERGE

Pengertian Mail Merge

Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. Biasanya Mail Merge ini diperlukan di Sekolah untuk membuat SKHU sementara, SKKB, atau juga Kartu Siswa. Untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa sedikit, mungkin tidak perlu menggunakan fasilitas ini, Tapi untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa banyak, maka fasilitas ini diperlukan. Secara sederhana, Mail Merge merupakan penggabungan surat dengan satu format surat (satu halaman) tapi bisa di print sesuai dengan jumlah siswa dengan Nama dan identitas yang berbeda.

a.            Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data

Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber dataadalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat. Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Nama, Tanggal Lahir, Alamat, dsb. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record,

b. Langkah Membuat Mail Merge

1. Membuat Dokumen Master

Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Anda dapat mengetik master dokumen atau membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan Microsoft Office Word

Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama. namun yang paling mudah buat dulu tabel sumber datanya. Tabel sumber data bisa di buat di Microsoft Office Word atau Microsoft Office Excel.

Tahapan untuk sumber datanya:

•        Buat Tabel sumber data

•         Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai. contoh: "data siswa untuk SKKB"

•         Buka kembali surat yang tadi di simpan dengan nama "Surat SKKB 2010" yang telah di buat. (dalam office 2007)

•        Arahkan kursor ke menu mailing lalu klik kiri.

•        cari sub menu dengan nama "select recipient" dalam menu mailing

•        maka akan muncul kotak dialog berikut

•        open tabel sumber data yang telah di buat tadi dengan nama "data siswa untuk SKKB"

•        Maka akan muncul kotak dialog berikut

•        klik sheet1$ lalu enter atau ok

•        untuk meng edit, klik sub menu edit recipient list dan akan muncul kotak dialog berikut

•        Selanjutnya simpan kursor di bagian untuk nama kemudian klik insert merge field seperti pada gambar

•        masukan field satu persatu sesuai dengan yang diinginkan/ditempatkan dalam surat

•        Setelah selesai, klik preview result seperti gambar berikut

Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetak dokumen mail

merge yang telah di buat tadi dengan langkah langkah sebagai berikut

 •        klik sub menu finish & merge pada menu mailing seperti gambar berikut

•        maka akan muncul kotak dialog berikut

•        pilihan bisa print dokument keseluruhan, current record, atau berdasarkan halaman. tergantung kebutuhan

•        setelah itu baru klik ok